Datenschutz 2025

Grundsätze unseres Umgangs mit personenbezogenen Daten

Wir, die Verantwortlichen in der Bürgerstiftung Wiesloch, nehmen die geltenden Bestimmungen in Bezug auf Datenschutz sehr ernst. Es ist unser Anliegen, die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umzusetzen – und dabei bestmöglich handlungsfähig zu bleiben.

Beim Umgang mit personenbezogenen Daten lassen wir uns von folgenden Gründsätzen leiten:

• Datensparsamkeit: Wir erfassen und halten nur jene personenbezogenen Daten, die wir für unsere Arbeit tatsächlich benötigen.
• Vertraulichkeit: Personenbezogenen Daten sind nur für jene Personen zugänglich, die sie wirklich benötigen, etwas um Informationen zu versenden.
• Datensicherheit: Wir speichern personenbezogene Daten ausschließlich auf gesicherten Medien, wie etwa passwortgeschützten Rechnern oder unserer Nextcloud.
• Selbstverpflichtung: Alle ehrenamtlich Aktiven verpflichten sich, die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten und unterzeichnen eine entsprechende Erklärung.

Konkret bedeutet dies:

• Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise und in einer für die betroffene Person nachvollziehbare Weise verarbeitet werden.
• Personenbezogene Daten müssen für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden.
• Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“).
• Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke der Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden.
• Personenbezogene Daten müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.
• Personenbezogene Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“).
• Datenverlust durch z.B. Diebstahl oder Hacking ist sofort dem Datenschutzbeauftragten zu melden.

Aus diesen Grundsätzen ergeben sich folgende Verhaltensregeln:

• Persönliche Daten und Informationen zu Personen, die mir im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit bekannt werden, darf ich nicht an unbeteiligte Dritte, wie z.B. Nachbarn oder Angehörige weitergeben.
• Informationen über andere Personen, die ich bei Besprechungen, Seminaren oder Gesprächen im Rahmen der ehrenamtlichen Arbeit erhalte, behandle ich vertraulich und erwähne bei Treffen in öffentlichen Räumen (z.B. Lokalen) keine Daten und Fakten, die anderen anwesenden Personen einen Rückschluss auf die Identität der mir im Rahmen meiner Tätigkeit bekannt gewordenen Personen geben können.
• Projektsitzungen sollte ich nur in solchen Räumen organisieren, in denen sichergestellt ist, dass der Datenschutz gewährt werden kann.
• Projektabhängig können noch weitere Verhaltensregeln gelten. Hierzu gibt die Projektleitung Auskunft.

Verpflichtungen, Einwilligungen, Nachweise, Dokumentationen

Ehrenamtlich Aktive: Verpflichtung zur Einhaltung der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Alle ehrenamtlich Aktiven verpflichten sich in schriftlicher Form dazu, personenbezogene Daten nicht unbefugt zu verarbeiten. Personenbezogene Daten dürfen daher nur verarbeitet werden, wenn eine Einwilligung bzw. eine gesetzliche Regelung die Verarbeitung erlauben oder eine Verarbeitung dieser Daten vorgeschrieben ist. Die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind in Art. 5 Abs. 1 DSGVO festgelegt und beinhalten im Wesentlichen jene Verpflichtungen, welche im Abschnitt „Grundsätze unseres Umgangs mit personenbezogenen Daten“ (siehe oben) dargelegt sind.

Alle ehrenamtlich Aktiven verpflichten sich darüber hinaus, nach Beendigung ihrer Tätigkeit der Bürgerstiftung, die gesmmelten und verwalteten personenbezogenen Daten an eine Nachfolgerin bzw. einen Nachfolger weiterzugeben und anschließend zu löschen.

Ehrenamtlich Aktive: Einwilligungserklärung über die Veröffentlichung von Foto- und Filmmaterial

Alle ehrenamtlich Aktiven werden bei Beginn ihrer Tätigkeit gefragt, ob sie damit einverstanden sind, dass Fotos und Filme, auf denen sie zu sehen, für die Öffentlichkeitsarbeit der Bürgerstiftung verwendet dürfen:

„Ich bin damit einverstanden, dass in Informationsmaterialien und Berichten über das o.e. Projekt der Bürgerstiftung Wiesloch Fotos/Filme auf denen ich zu sehen bin, verwendet werden. Das beinhaltet auch die Veröffentlichung in Pressemedien, Newslettern und auf den Internetseiten der Bürgerstiftung Wiesloch.“

Eine etwaige Zustimmung wird schriftlich festgehalten.

Vorstand und Projektleitungen: Dokumentation des Umgangs mit personenbezogenen Daten

Mitglieder des Vorstands sowie Mitglieder der Projektleitungen (Projektleiterinnen und Projektleiter, deren Stellververtreterinnen und Stellvertreter sowie Mitglieder von Leitungsteams in Projekten) verwalten in der Regel eine größere Menge von personenbezogenen Daten. Daher ist dieser Personenkreis angehalten, den Umgang mit diesen Daten gesondert zu dokumentieren und dabei insbesondere folgende Fragen zu beantworten:

• Welche Daten werden gespeichert?
• Wer hat Zugriff auf die Daten?
• Wo überall werden die Daten gespeichert oder aufbewahrt?
• Wie wird Datensicherheit gewährleistet?

Darüber hinaus sind Mitglieder des Vorstands und der Projektleitungen angehalten, folgende Anweisungen zu befolgen:

• Ein Datenverlust durch Diebstahl, Hacking etc. ist an den Datenschutzbeauftragten der Bürgerstiftung Wiesloch, Herrn W. Lehner, Münchäckerweg 36 in 69168 Wiesloch zu melden.
• Bei Ende des Projekts sind die Daten zu löschen.

Ehrenamtlich Aktive: Erweitertes Führungszeugnis

Ehrenamtlich Aktive, die mit Kindern und Jugendlichen arbeiten, sind verpflichtet, der Projektleitung ein erweitertes Führungszeugnis vorzulegen. Die Einsichtnahme wird von der Projektleitung dokumentiert.

Für die Anforderung des erweiterten Führungszeugnisses beim Bürgerbüro der Stadt Wiesloch steht ein Formular zur Verfügung.

Klientinnen und Klienten: Einwilligungserklärung über die Erhebung von personenbezogenen Daten

In einigen Projekten der Bürgerstiftung Wiesloch ist es erforderlich, personenbezogene Daten zu erheben und zu speichern, die über die üblichen Kontaktdaten hinausgehen. Dies ist etwa beim Zeitgeschenk oder der Patientenbegleitung der Fall. Welche Daten erhoben und gespeichert werden, hängt vom Projekt ab.

Eine schriftliche Zustimmung durch den Klienten oder Klientin ist Voraussetzung dafür, dass die ehrenamtlich Aktiven in dem jeweiligen Projekt aktiv werden können.

Zu erhebende und zu speichernde Daten

Patientenbegleitung: Zu erhebende und speichernde Daten

• Name
• Vorname
• Adresse
• Telefonnummer
• Geschlecht
• Art der Begleitung (Arztbesuch, Krankenhausbesuch etc.)
• Aufzusuchende Einrichtung (Arztpraxis, Krankenhaus, Rehaklinik etc.)
• Dauer der Begleitung

Zeitgeschenk: Zu erhebende und speichernde Daten

• Name
• Vorname
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Konfession
• Beruf/ehemaliger Beruf
• Hobbies, Interessen
• Was ist zu beachten (z.B. Haustiere)
• Gewünschte Besuchszeiten
• Angehörige oder Ansprechpersonen mit Adresse, Telefonnummer und ggf. Verwandschaftsverhältnis

Formulare

Um die Erfüllung der oben skizzierten Vorgaben zu erreichen, stellt die Bürgerstiftung Wiesloch folgende Formulare bereit:

• Formular 1:
  • Verpflichtung zur Einhaltung der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
  • Einwilligungserklärung über die Veröffentlichung von Foto- und Filmmaterial
• Formular 2:
  • Anforderung eines erweiterten Führungszeugnis
• Formular 3:
  • Patientenbegleitung: Zu erhebende Daten
  • Zeitgeschenk: Zu erhebende Daten
• Formular 4:
  • Dokumentation des Umgangs mit personenbezogenen Daten

Vorgehensweise in der Praxis

Die zuständigen Projektleitungen kümmern sich dafür, dass neue ehrenamtlich Aktive das Formular 1 ausfüllen, unterschreiben und eine Kopie erhalten. Das unterschriebene Formular wird den zuständigen Vorstandspaten übergeben.

Falls ein erweitertes Führungszeugnis erforderlich ist, händigen die zuständigen Projektleitungen den ehrenamtlich Aktiven das Formular 2 aus und bitten die ehrenamtlich Aktiven, das Führungszeugnis anzufordern und nach Erhalt vorzulegen. Die zuständigen Projektleitungen dokumentieren die Einsichtnahme informieren die zuständigen Vorstandspaten.

Jene Projektleitungen, welche mit Klientinnen und Klienten arbeiten, legen diesen das Formular 3 zur Unterschrift vor und übergeben die unterschriebenen Formulare den zuständigen Vorstandspaten.

Neue Mitglieder des Vorstands und von Projektleitungen dokumentieren ihren Umgang mit personenbezogenen Daten mit Hilfe von Formular 4 und übergeben diese Dokumentationen den zuständigen Vorstandspaten.

Innerhalb des Vorstands übernimmt ein Vorstandsmitglied die Aufgabe, alle im Vorstand eingehenden Dokumente zu verwahren.